את סוף סוף מתיישבת לעבוד על הפרויקט היצירתי שלך, ואז…נזכרת שאת צריכה לבדוק מיילים, להגיב ללקוחות, להתעסק עם חשבוניות... ובסוף, שוב לא נשאר לך זמן או אנרגיה ליצירה עצמה. נשמע מוכר?
האם תכנון מכבה יצירתיות? איך את יכולה להיות אפקטיבית ולנהל את הזמן שלך בלי לאבד את החופש ליצור ולפגוע בהשראה?
כיוצרת, את נהנית מחופש יצירתי עצום, אבל גם מתמודדת עם אתגרי ניהול זמן משמעותיים. בין שיווק, ניהול לקוחות, אדמיניסטרציה לבין יצירה והתנסות – לא פלא שלפעמים את מרגישה מוצפת, שאת רודפת אחרי הזנב של עצמך, שאת לא מתעדפת, לא מספיקה, והרבה פעמים פשוט מותשת ועייפה.
במאמר הזה אשתף איתך כמה כלים ועקרונות פשוטים כדי לנהל את הזמן שלך באופן אפקטיבי.
ניהול משימות אפקטיבי
בתכנון משימות, יש נטייה מובהקת שחוזרת על עצמה להתחשב רק במשימה הקונקרטית ובזמן נטו שנדרש לבצע אותה. אבל זו טעות שגורמת לניהול משאבים לא נכון, דחיית ההספק והרבה תסכול.
אז מה הדרך הנכונה לתכנן משימות באפקטיביות?
להתחשב בזמן ברוטו של ביצוע המשימה - להעביר וובינר? זה לא רק הזמן נטו של ההרצאה. זה גם הזמן הכנות לפני, זה להתחבר לקישור ולוודא שהכל תקין, זה להישאר אחרי, זה לנשום ולאסוף את עצמך בסיום. זה זמן ברוטו וחשוב להתחשב בו. להכין פרינט דיגיטלי? זה לחשוב על קונספט, לחקור טרנדים, להכין סקיצה, לעצב, לעשות מחקר שוק, להפיק. כל זה - נכון, זמן ברוטו להתחשב בו.
לפרק משימות - לא לתכנן משימות ענקיות כמו "סדנת שזירה לזוגות". כי סדנה היא לא משימה. היא מטרה, יעד, רכיב. צריך לפרק אותה לכל המיקרו-משימות שמרכיבות אותה: להגדיר קהל יעד, לתכנן את הסדנה, להכין רשימת חומרים, תימחור, ערוצי שיווק, הכנת חומרים שיווקים, פולו-אפים ללידים ועוד.
אז כדי לנהל את המשימות שלך, את צריכה קודם כל לתכנן אותן בצורה אפקטיבית.
טיפ פרקטי: לפרק ולדייק. תסתכלי על משימה חשובה ותרשמי לעצמך: מה המיקרו-משימות שמרכיבות אותה, וכמה זמן (ברוטו!) כל מיקרו משימה שכזו תיקח. ורק אז - תתכנני אותה בלו"ז.
תכנון שבוע וחלונות זמן
יש לך מיליון משימות, נכון? והרשימה לא נגמרת.
בפרט כיוצרת, יש לך כמה תחומים שונים שאת צריכה לנהל ולבצע: משימות כיפיות של זרימה, יצירה, השראה; משימות קצת פחות מהנות של אדמיניסטרציה ולוגיסטיקה; משימות בין לבין כמו שיווק, למידה ועוד.
זה יכול לייצר הצפה ועומס מנטלי.
זה גם מייצר בלבול וניהול זמן לא אפקטיבי. אם את קופצת בין משימות ובין נושאים - את מבזבזת משאבי קשב, אנרגיה, יצירה.
אז איך אפשר לקחת את כל המשימות הנדרשות, להשאיר זמן פנוי להשראה ויצירה ועדיין להצליח לסמן וי ולהתקדם?
שימוש בשיטת חלונות זמן (TIME BLOCKING). בשיטה זו, את סוגרת ביומן חלונות זמן לביצוע משימות או פרויקטים מסויימים. למשל: כל ראשון בין 14:00-15:00 את עוברת על כל הנכסים הדיגיטליים שלך ומעדכנת מה שצריך; כל שלישי בין 9:00-13:00 את רק בזמן יצירה והשראה. סוג החלון, המועד והמשך תלויים בך.
שיטת חלונות הזמן נחשבת שיטה של ניהול זמן, אבל למעשה היא הרבה יותר מתוחכמת מזה - והיא מאפשרת לך גם לנהל את האנרגיה והקשב שלך. כשאת מגדירה מראש איך את מחלקת את השבוע שלך - את בשליטה על ניהול המשאבים. את מייצרת הפרדה בין משימות שונות שדורשות ממך משאבים שונים - ומשפרת את האפקטיביות שלך.
דמייני לעצמך שבוע שבו את יודעת בדיוק מתי את יוצרת, מתי את משווקת ומתי את נחה – בלי לחץ, בלי עומס, רק בהירות ושליטה.
טיפ פרקטי: תפתחי את תכנון השבוע שלך ותסגרי לך חלון זמן ליצירה, חלון זמן לאדמיניסטרציה, חלון זמן לפיתוח עסקי. ועם הזמן תוסיפי לך עוד חלונות, עד שיהיה לך לוז מאוד מסודר שיכיל חלונות מתאימים לכל נדבך בעסק.
ניהול אנרגיה
יש לי שאלה קצת אישית… את רובוט במקרה?
לא, נכון?
אז למה את מצפה מעצמך לעבוד על אוטומט כמו רובוט?
האנרגיה שלך היא משתנה - לאורך היום, לאורך השבוע, לאורך החודש, לאורך השנה. היא מושפעת מגורמים פנימיים ומגורמים חיצוניים.
האנרגיה שלך היא משאב חשוב באפקטיביות, לפעמים אפילו חשוב יותר מניהול זמן (כן, קראת נכון). כשאת מנהלת את האנרגיה שלך את הכי אפקטיבית שיש - כי את יודעת להתאים את המשימות לרמת האנרגיה שלך.
ניסית פעם ליצור כשאת מבואסת מהחדשות או שמעת שיר עצוב? מצאת את עצמך פעם עושה משימות מונוטוניות של שליחת קבלות כשהיית בשיא ההשראה והרגשת… בזבוז של הזמן והאנרגיה? יש לך משימות שדורשות ממך אנרגיה גבוהה ויש משימות שלא. וכדי להיות אפקטיבית, את צריכה להיות מודעת להשתנות האנרגיה שלך ולהתאים לעצמך את המשימות הנכונות לרמת האנרגיה המתאימה.
טיפ פרקטי: תנהלי עם עצמך תצפית שבועית - איך האנרגיה שלך מתנהגת? מתי את בטופ? מתי בלואו? מה משפיע על האנרגיה שלך, לטובה ולרעה. התחלת לזהות דפוסים? יופי. עכשיו תשבצי משימות בהתאם.
לסיכום,
ניהול זמן אפקטיבי, זה ממש לא להשתמש בשיטה כזו או אחרת לניהול זמן.
זה לנהל את עצמך ברמה העמוקה יותר.
לנהל את האנרגיה שלך, לדעת לנהל את המשימות שלך, לתכנן את השבוע שלך מתוך מיקוד.
כי זמן ל"מאחורי הקלעים" של העסק לא חייב לבוא על חשבון זמן יצירה.
כדי ליצור ולהתפרנס מהיצירה את חייבת לנהל את מאחורי הקלעים - אבל תעשי זאת מתוך בחירה ושליטה, כדי שתצליחי לנהל את עצמך ואת השגרה שלך באפקטיביות, לפתח את העסק ולהתפתח בעצמך.
אם את מרגישה שכל היום את עובדת אבל לא מספיקה את מה שבאמת חשוב לך – זה לא בגלל שאין לך מספיק זמן, אלא בגלל שהתכנון שלך צריך להתאים לחיים שלך, ולא להפך.
אז מה הצעד שאת בוחרת לעשות היום כדי לשפר את האפקטיביות שלך?
Comments